Oplettende medewerker voorkomt ceo-fraude van 200.000 euro

Facturarie behoort laag drempelig te zijn, vergis je niet bedrijven kunnen 1 factuur per week binnen krijgen of 100 per dag. Echter zijn het altijd en kleine leveranciers en grote leveranciers. Dus automatiseren waar het kan, maar laag drempelig zodat iedereen ook de lokale cateringsboer om de hoek en bv zzp-ers netjes betaald kunnen worden zonder gedoe.

Wat mij opvalt is dat als de 1e en 2e factuurnis betaald en voldaan dat daarna een stortvloet aan facturen zeer gemakkelijk goed gekeurd worden. Dat zegt mij een ding: De inkoop is amateuristisch. Zorg voor een inkoopnummer bij elke vestelling, dat kan via een interne inkoopdesk eenvoudige worden gefaciliteerd. Dat kun je zelfs per afdeling een code woord of referentie toevoegen, waardoor je de facturatie afdeling in 1 oogopslag al kan zien welke afdeling de bestellin heeft geplaatst. En voor betaling lig je in met het purhcase orde nummer, daar staat een bestellersnaam, afdelingsnaam, productomschrijving, bestel aantal, frequentie, leverende leverancier en het inkoop bedrag ex btw. Zodat er geverifieerd kan worden of de factuur ook klopt.

Echter weet ik uit ervaring dat als het een maandelijkse facyuur is waar niet veel aan veranderd dat die zo maar 1-2 jaar kunnen doorlopen, ook zonder kwade opzet, dat er san dus maanden lang soms zelfs jaren lang betaald woedt voor diensten die al langs zijn opgezegd. Soms zelfs aanzienlijke facturen. Grote bedrijven zijn dan vaak coulant en crediteren deels of volledig. Maar ik vind de stelregel wel mooi:
Als er na ontvangst van de factuur niet binnen 30 dagen us gereclameerd dan kun je daar na betaling achteraf niet meer over miepen. Dan moet je ook controleren voor je de vetaling verwerkt. Uitzonderingen daar gelaten.

Echt een goede procurement afdeling is zo belangrijk, qua ondrhandelen mbt tarieven en sla en voorwaarden en aansprakelijkheid etc. Dat kun je niet overlaten aan niet inkopers. Behalve dan de incidentele noodzakelijlheden. Maar ik bem voorstander van een PO nummer eis, geen Purchase Order nummer, geen betaling, en dan alleen betaling aan de leverancier die gekoppeld is aan de purchase order en elke nieuwe leverancier meldt zich aan bij de Procurement afdeling om de contact en betaalgegevens aan te leveren en te verifiëren. Zo voorkom je fouten, onnodige kosten (er zijn echt krankzinnig veel spookfacturen (zeker niet allemaal kwaad willenden) en voorkom je ook fraude en criminaliteit.

Bron: Security.nl

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

12Privacy.nl